Rewolucyjne zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców – digitalizacja procedur w branży nieruchomości i FM

Posted in :

lukasz_poruszek

15 sierpnia, 2025

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy całkowicie cyfryzujące procesy zatrudniania cudzoziemców w Polsce. To przełomowa zmiana dla zarządców nieruchomości, facility managerów oraz firm outsourcingowych obsługujących techniczne i serwisowe aspekty budynków. W sektorze, w którym praca obcokrajowców jest kluczowa dla ciągłości operacji, zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców oznaczają zarówno nowe możliwości, jak i większe obowiązki. Co więcej, digitalizacja procedur pozwala na szybsze i łatwiejsze zarządzanie procesami kadrowymi.

Najważniejsze zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców

Pełna digitalizacja formalności – wnioski, legalizacje i pozwolenia dostępne wyłącznie online na Praca.gov.pl, dlatego pracodawcy mogą skrócić czas obsługi.
Zniesienie testu rynku pracy – brak obowiązku uzyskania informacji starosty przed legalizacją pracy, co znacząco upraszcza procedury.
Możliwość wprowadzania ograniczeń lokalnych i branżowych – np. zamykania dostępu do rynku dla określonych zawodów w wybranych powiatach, jednak tylko w sytuacji pogorszenia koniunktury.
Nowe definicje i progi odpowiedzialności – zwiększona kontrola nad poprawnością procesów legalizacyjnych, a także większy nacisk na transparentność.
Wyższe kary administracyjne – dla pracodawców naruszających przepisy, w rezultacie konieczne jest wdrożenie lepszych procedur kontrolnych.

Skutki dla branży nieruchomości i facility management

Branża facility management jest jednym z największych beneficjentów uproszczeń. Firmy zatrudniające setki lub tysiące pracowników migracyjnych mogą teraz:

szybciej reagować na potrzeby projektów, ponieważ procesy są w pełni cyfrowe,
obniżyć koszty administracyjne, a także zmniejszyć ryzyko błędów formalnych,
skrócić time-to-hire i poprawić elastyczność operacyjną.

Jednocześnie, istnieje ryzyko wprowadzenia lokalnych ograniczeń w dostępie do rynku pracy. Dlatego konieczny jest stały monitoring komunikatów urzędów pracy i sytuacji gospodarczej.

Integracja digitalizacji z systemami BMS i ERP

Nowe przepisy sprzyjają integracji procesów kadrowych z systemami zarządzania budynkami, co pozwala na:

zdalną rejestrację personelu i szybką aktualizację dostępów,
raportowanie ESG oraz pełną archiwizację cyfrową,
generowanie alertów o upływie ważności zezwoleń,
łatwiejsze przeprowadzanie kontroli i audytów zgodności.

Co powinni zrobić zarządcy i facility managerowie?

Przede wszystkim, zweryfikować przygotowanie działów HR do obsługi procesów na Praca.gov.pl.
Ponadto, przeanalizować strukturę zatrudnienia i przygotować scenariusze zmian na lokalnych rynkach.
Uaktualnić umowy outsourcingowe o zapisy dot. legalności zatrudnienia i SLA na obsługę kadrową.
Zintegrować monitoring zezwoleń z BMS/ERP, aby uniknąć przestojów operacyjnych.
Na koniec, poinformować najemców i zarządców o zmianach procedur oraz zakresie odpowiedzialności.

Źródła: